أخيرًا أتقنت اختصارات Outlook: إليك قائمة بأهم الاختصارات التي أستخدمها يوميًا لزيادة الإنتاجية

لقد كان Outlook برنامج البريد الإلكتروني الرئيسي الذي أستخدمه لسنوات عديدة، وعلى طول الطريق، تعلمت مجموعة من الاختصارات التي تحدث فرقًا حقيقيًا في إنتاجيتي اليومية.

إن تعلم اختصارات Outlook الصحيحة غيّر كل شيء—الآن أتصفح صندوق الوارد الخاص بي بسرعة فائقة دون الحاجة إلى استخدام الماوس. اكتشف كيف يمكن لاختصارات Outlook أن تعزز كفاءتك وتوفر لك الوقت الثمين في إدارة رسائلك الإلكترونية.

6. اختصارات أساسية للاستخدام اليومي

في حين أن بعض الاختصارات مفيدة للمهام العرضية، إلا أن هذه الاختصارات تحديدًا هي التي أعتمد عليها على مدار اليوم. سواء كنت أرغب في الانتقال السريع إلى صندوق الوارد (Inbox)، أو التبديل إلى التقويم (Calendar)، أو إرسال رسالة بريد إلكتروني دون استخدام الفأرة، فإن هذه الاختصارات تجعل التنقل في Outlook أكثر سلاسة وسرعة بشكل ملحوظ. إن إتقان هذه الاختصارات يوفر الوقت والجهد، ويحسن من إنتاجية العمل اليومي.

قد لا يعمل بعض هذه الاختصارات في الإصدار الجديد من Outlook، حيث قامت Microsoft بإزالة بعض الميزات عند إعادة تصميم الواجهة. لذلك، من المستحسن التحقق من توافق الاختصارات مع الإصدار الذي تستخدمه من Outlook لضمان الاستفادة القصوى منها. مع ذلك، تظل هذه الاختصارات قيمة للغاية في الإصدارات القديمة وبعض جوانب الإصدارات الأحدث.

فيما يلي جدول يوضح اختصارات لوحة المفاتيح الهامة لتطبيق البريد الإلكتروني Outlook على نظامي التشغيل Windows و Mac، والتي تهدف إلى تسريع إنجاز المهام وتوفير الوقت الثمين. هذه الاختصارات مصممة لزيادة الإنتاجية وتقليل الاعتماد على الفأرة، مما يسمح للمستخدمين بالتركيز بشكل أكبر على محتوى رسائلهم وإدارة مهامهم بكفاءة.

الاختصارات الرقمية (Ctrl أو ⌘ + من 1 إلى 4) تتوافق مع ترتيب الشريط الجانبي في Outlook، مما يوفر بضع ثوانٍ في كل مرة تقوم فيها بالتبديل بين علامات التبويب. هذه الاختصارات مفيدة بشكل خاص عند جدولة اجتماع – اضغط على Ctrl + 2 للتحقق من التقويم الخاص بك، ثم Ctrl + 1 للعودة إلى صندوق الوارد. قد يبدو هذا تغييرًا بسيطًا، ولكنه يساهم في زيادة سرعة إنجاز المهام بشكل ملحوظ عند استخدام لوحة المفاتيح باستمرار. استخدم هذه الاختصارات لتعزيز إنتاجيتك في Outlook وتحقيق أقصى استفادة من وقتك.

5. اختصارات البحث والتصفية المتقدمة في Outlook

يتجاوز نظام البحث في Outlook مجرد شريط البحث الأساسي، حيث توجد اختصارات متقدمة وغير معروفة على نطاق واسع يمكن أن تحدث فرقًا كبيرًا في كفاءة استخدامه. على سبيل المثال، تُعد وظيفة “البحث المتقدم” (Advanced Find) أداة ضرورية لاكتشاف رسائل البريد الإلكتروني القديمة والمرفقات التي يصعب العثور عليها بالطرق التقليدية. هذه الميزة تتيح لك تحديد معايير بحث دقيقة مثل تاريخ الإرسال، المرسل إليه، وجود مرفقات معينة، أو حتى كلمات مفتاحية ضمن الرسالة، مما يسرع عملية استرجاع المعلومات المطلوبة بشكل كبير ويوفر الوقت والجهد.

عندما تواجه صعوبة في العثور على رسالة بريد إلكتروني معينة، اضغط على Ctrl/⌘ + Shift + F لفتح نافذة “بحث متقدم”. تتيح لك هذه الميزة البحث باستخدام معايير متعددة مثل المرسل، والنطاق الزمني، والكلمات المفتاحية، أو المرفقات. إنها أداة رائعة لتوفير الوقت عندما لا يكون البحث الأساسي كافيًا. هذه مجرد واحدة من العديد من مميزات Microsoft Office غير المعروفة التي غالبًا ما يتم تجاهلها.

4. اختصارات التقويم والجدولة

تُعد إدارة التقويم جزءًا أساسيًا من استخدام Outlook، سواء كنت تقوم بإعداد الاجتماعات، أو التحقق من التوفر، أو تخطيط أسبوعك. لقد سهّلت هذه الاختصارات عملية الجدولة الخاصة بي بشكل كبير، مما مكّنني من إعداد المواعيد بسرعة والتنقل بين التواريخ المختلفة بكفاءة. هذه الاختصارات ضرورية لكل من يسعى إلى تعزيز إنتاجيته في استخدام Outlook لإدارة الوقت والمواعيد بفعالية.

اختصارات التقويم في Outlook لنظامي Windows وMac

يمكنك كتابة اللغة الطبيعية في حقول التاريخ – غدًا، الجمعة القادمة، أو بعد أسبوعين من اليوم تعمل بشكل مثالي. أستخدم غالبًا Ctrl/⌘ + G للانتقال إلى تواريخ محددة عند جدولة الاجتماعات قبل أسابيع، ثم Ctrl/⌘ + T للعودة إلى جدول اليوم. هذه الاختصارات مفيدة بشكل خاص لتسريع عملية إدارة المواعيد والاجتماعات في بيئة العمل التي تتطلب تخطيطًا دقيقًا للمواعيد. استخدام هذه الاختصارات يوفر الوقت والجهد ويحسن الكفاءة في استخدام برامج إدارة التقويم على نظامي التشغيل Windows و Mac.

3. اختصارات تسهّل عملية الإنشاء والكتابة

أثناء كتابة رسائل البريد الإلكتروني، إذا وجدت نفسك تستخدم الفأرة بشكل متكرر لتنسيق النص بخط عريض، أو لإرفاق ملفات، أو لإضافة روابط، فإن هذه الاختصارات الخاصة بالكتابة توفر عليك هذا العناء، إذ تمكنك من تنفيذ كل هذه المهام مباشرةً من لوحة المفاتيح. هذه الاختصارات تزيد من إنتاجيتك وتجعل عملية التواصل عبر البريد الإلكتروني أسرع وأكثر كفاءة، خاصةً عند التعامل مع كميات كبيرة من الرسائل اليومية. استخدم هذه الاختصارات لتبسيط سير عملك وتوفير الوقت الثمين.

إليك نصيحة مفيدة في Outlook: يمكنك نسخ المواعيد الموجودة باستخدام Ctrl+C ولصقها في تواريخ جديدة باستخدام Ctrl+V لتكرار الاجتماعات بسرعة. يمكنك أيضًا سحب المواعيد مع الضغط باستمرار على مفتاح Ctrl لنسخها إلى فترات زمنية مختلفة. بهذه الطريقة، يمكنك توفير بضع ثوانٍ عند جدولة اجتماعات متكررة مماثلة. هذه الاختصارات توفر الوقت والجهد في إدارة جدولك اليومي على Outlook.

2. اختصارات إدارة الرسائل

عندما يغص صندوق الوارد الخاص بك باستمرار بالرسائل، تصبح إدارة رسائلك مهمة شاقة. هذه الاختصارات توفر لك حلاً فعالاً للسيطرة على صندوق الوارد الخاص بك، حيث تمكنك من فرز الرسائل وأرشفتها وتنظيمها بسرعة وسهولة، مما يغنيك عن عمليات السحب والإفلات المملة والمستهلكة للوقت. استخدم هذه الاختصارات لتعزيز إنتاجيتك وتقليل الوقت الذي تقضيه في التعامل مع البريد الإلكتروني، مما يتيح لك التركيز على المهام الأكثر أهمية. استغل قوة هذه الأدوات لتنظيم رسائلك بكفاءة عالية.

اختصار النقل إلى مجلد (Ctrl/⌘ + Shift + V) يفتح قائمة مجلدات قابلة للبحث – ابدأ بكتابة اسم المجلد واضغط على Enter. هذه الاختصارات تعمل بشكل أفضل عند دمجها مع قواعد Outlook لتنظيف البريد الوارد، والتي يمكنها أرشفة رسائل البريد الإلكتروني الروتينية تلقائيًا وتتركك تركز على الرسائل الأكثر أهمية. استخدم هذه الاختصارات لتحقيق أقصى إنتاجية في إدارة بريدك الإلكتروني على أنظمة Windows و Mac.

1. اختصارات التنقل في البريد الإلكتروني

تساعدك اختصارات التنقل في البريد الإلكتروني على تصفح رسائلك ومجلداتك بسرعة أكبر، مما يحافظ على سلاسة سير عملك ويقلل من عوامل التشتيت. فبدلاً من النقر المستمر، يمكنك التنقل بين الرسائل، ومسح صندوق الوارد الخاص بك، وإدارة سلاسل الرسائل ببضع ضغطات بسيطة على لوحة المفاتيح. هذه الاختصارات ضرورية لزيادة الإنتاجية وتقليل الوقت المستغرق في إدارة البريد الإلكتروني، خاصةً للمستخدمين الذين يتعاملون مع حجم كبير من الرسائل يوميًا. تعلم هذه الاختصارات واستخدامها بانتظام سيحسن بشكل ملحوظ كفاءتك في استخدام البريد الإلكتروني.

فيما يلي جدول يوضح اختصارات لوحة المفاتيح الأساسية لتحسين كفاءة التنقل في برامج البريد الإلكتروني على نظامي التشغيل Windows و Mac. هذه الاختصارات مصممة لتسريع إدارة رسائل البريد الإلكتروني وتقليل الاعتماد على الفأرة، مما يزيد من إنتاجيتك بشكل ملحوظ.

استخدام اختصارات لوحة المفاتيح مثل Ctrl/⌘ + > و للتنقل بين الرسائل يمكن أن يسرع حقًا من معالجة بريدك الإلكتروني. يمكنك إبقاء يديك على لوحة المفاتيح والانتقال بسرعة عبر رسائلك. عند دمج هذه الاختصارات مع غيرها، يمكنك قراءة الرسائل والرد عليها وأرشفتها دون الحاجة إلى لمس الفأرة إطلاقًا. هذا يجعل التعامل مع البريد الإلكتروني أسرع وأقل إرهاقًا.

هذه الاختصارات قد غيرت تجربتي مع Microsoft Outlook للأفضل. ابدأ بالاختصارات الأساسية التي تستخدمها يوميًا أولاً. ثم، أضف تدريجيًا اختصارًا واحدًا في كل مرة بناءً على نقاط الألم الرئيسية لديك. في غضون أسابيع قليلة، ستجد نفسك تنجز المهام التي كانت تستغرق دقائق معدودة ببضع ضغطات بسيطة على لوحة المفاتيح. تذكر أن إتقان اختصارات Microsoft Outlook و Windows و Mac سيحسن إنتاجيتك بشكل كبير.