بعد عامين من محاولة تحويل Notion إلى نظام الإنتاجية المثالي الخاص بي، قررت أخيرًا التخلي عن هذا النهج “الشامل”. لقد اكتشفت أن الاعتماد الكامل على Notion في إدارة سير العمل الخاص بي لم يكن الخيار الأمثل، و إليكم السبب.
روابط سريعة
كيف تحوّل Notion إلى سبب ضعف إنتاجيتي إنتاجيّتي
بدأت استخدام Notion قبل بضع سنوات بتوقعات كبيرة. أردت أداة واحدة تسيطر على كل شيء: الملاحظات، المهام، إدارة المشاريع، قاعدة المعرفة، تتبع العادات. كل ما يخطر ببالك، حاولت حشره في Notion.
في البداية، شعرت بأنه أمر لا يصدق. قمت ببناء أنظمة قواعد بيانات معقدة مع عمليات تجميع، وصيغ، وعلاقات بين كل شيء. قضيت ساعات من أسبوعي في البحث عن تلك القوالب المثالية التي يمكن أن “تحسن” Notion الخاص بي أكثر. شعرت أنني كنت أفعل شيئًا منتجًا. ولكن بعد ذلك، ضربني الواقع بقوة.
بدأت المهام البسيطة تستغرق وقتًا طويلاً. إضافة ملاحظة سريعة تعني التنقل عبر طرق عرض متعددة لقاعدة البيانات. أصبح البحث عن المعلومات بمثابة البحث عن الكنز عبر صفحات متداخلة. تحول نظامي المصمم بشكل جميل إلى سجن إنتاجي.
نقطة التحول حدثت خلال جلسة عصف ذهني إبداعية. كانت لدي هذه الفكرة الرائعة وهرعت لالتقاطها في مساحة عمل Notion الخاصة بي. تجمد التطبيق أثناء المزامنة، وبحلول الوقت الذي استعاد فيه عافيته، كنت قد فقدت تمامًا سلسلة أفكاري. استغرق الأمر مني وقتًا طويلاً لاستعادة كل شيء، لكن تلك اللحظة أظهرت لي كيف أن أداتي التي من المفترض أنها مفيدة كانت في الواقع تقتل زخمي الإبداعي.
بدأ الوعد الشامل يبدو وكأنه فخ. كل إضافة ميزة جعلت النظام أثقل وأبطأ. بالإضافة إلى ذلك، شعرت أنني كنت أقضي وقتًا أطول في صيانة إعداد Notion الخاص بي بدلًا من إنجاز العمل فعليًا. لقد أصبحت إنتاجيتي تعاني بسبب Notion.
كيف تجد الأدوات المناسبة لتعزيز إنتاجيتك إلى أقصى حد
تطبيق Notion ليس سيئًا – ما زلت أستخدمه. لكن المشكلة تكمن في مفهوم تطبيق الإنتاجية “الكل في واحد”. بدلًا من حشر كل مهمة في منصة واحدة، بدأت في اختيار الأداة المناسبة لكل مهمة وبنيت مجموعة أدوات تعزز إنتاجيتي بالفعل. إذا كنت تواجه نفس المشكلة التي واجهتها ذات مرة، فستحتاج إلى البدء في البحث عن المجموعة المناسبة من الأدوات لك.
أولاً، ابدأ باحتياجاتك الأساسية. حدد ما الذي تحتاجه من الأدوات فعليًا. بالنسبة لي، كان الأمر يتعلق بإدارة المهام للمهام اليومية، وتخزين المعرفة للبحث المتعمق، وجدولة المهام، والتقاط الأفكار العابرة بسرعة. هذا التمرين البسيط سيكشف عن نوع الأدوات التي تبحث عنها.
عند اختيار الأدوات، استخدم منهجية “الوظائف المطلوب إنجازها”. اسأل نفسك ما هي الوظيفة التي تستخدم هذه الأداة لإنجازها. إذا كنت بحاجة إلى تتبع مجموعات بيانات معقدة، فإن Excel يوفر مجموعة أدوات أكثر قوة من Notion. لتدوين الملاحظات السريعة والتذكيرات، فكر في استخدام تطبيق خفيف الوزن مثل Notepad أو Sticky Notes. بالنسبة للمواعيد النهائية والاجتماعات، لا شيء يضاهي التقويم المخصص. يقوم Google Calendar أو Apple Calendar بعمل شيء واحد بشكل جيد للغاية بدلًا من محاولة أن يكونا كل شيء للجميع.
إذا كنت بحاجة إلى مزيد من المساعدة لتحديد الأدوات المناسبة لك، فهناك العديد من مواقع الويب التي تقدم توصيات يمكنك زيارتها. الموقع المفضل لدي هو Productivity Directory.
أيضًا، لا تبالغ في الأمر، لذا حدد لنفسك ثلاثة أو أربعة أدوات كحد أقصى. الكثير من التطبيقات تشتت انتباهك وتخلق إرهاقًا في اتخاذ القرارات. تتضمن مجموعة أدوات الإنتاجية القوية عادةً أداة واحدة لتدوين الملاحظات وإدارة المعرفة، وواحدة للجدولة، وواحدة للمهام، وطريقة التقاط خفيفة الوزن للأفكار السريعة.
جرب “تناوب الأدوات” للعثور على ما يناسبك بالفعل. امنح كل أداة فترة تجريبية من أسبوعين إلى ثلاثة أسابيع لوظيفتها المحددة. إذا شعرت أنها تسبب احتكاكًا بدلًا من التدفق، فاستبدلها على الفور. أيضًا، ابحث عن مزامنة عبر الأنظمة الأساسية عند استخدام أجهزة متعددة. يجب أن يعمل نظامك بسلاسة عبر الهاتف وسطح المكتب والمتصفح دون الاعتماد على تطبيق واحد ثقيل قد يتعطل عندما تكون في أمس الحاجة إليه.
مجموعة أدوات الإنتاجية الحالية الخاصة بي
بعد تجربة مكثفة، استقريت على نظام مكون من أربع أدوات يخدمني بالفعل بدلًا من إبطائي. على سبيل المثال، إليك مجموعة أدوات الإنتاجية الحالية الخاصة بي وسبب تفضيلي لاستخدامها.
أولاً، أستخدم Notion للكتابة. يحتوي على العديد من الميزات التي أحتاجها لإنشاء المحتوى، مثل تنسيق النصوص المنسقة، وعدد الكلمات، ومساعد الذكاء الاصطناعي، وواجهة المستخدم السوداء التي تعجبني حقًا. بالإضافة إلى ذلك، يتصل بـ Asana، مما يسمح له باستيراد مشاريع الكتابة الموجودة لدي على النظام الأساسي. لقد أدى استخدامه لهذا الغرض الوحيد إلى التخلص من مشكلات الأداء التي واجهتها مع قواعد البيانات الضخمة.
يدير Google Calendar جدولي اليومي بالكامل. لا مزيد من محاولة مزامنة قواعد بيانات Notion مع تطبيقات التقويم أو التعامل مع خصائص التاريخ المرهقة. يتكامل Google Calendar بسلاسة مع البريد الإلكتروني، ويرسل إشعارات موثوقة، ويتعامل مع الأحداث المتكررة دون انقطاع.
بالنسبة للتعلم العميق، أجد أن Logseq يقوم بعمل أفضل في تنظيم أفكاري مقارنة بـ Notion أو Obsidian. تتطابق طريقته القائمة على المخطط التفصيلي مع الطريقة التي أفضل بها التقاط المعلومات لأنني أحب كتابة الملاحظات بسرعة دون التفكير في التنسيق أو الهيكل. بفضل الروابط والاستعلامات ثنائية الاتجاه القوية في Logseq، يمكنني ربط هذه الأفكار بسهولة واسترجاع الملاحظات ذات الصلة في ثوانٍ. يعجبني أيضًا أنه يعمل دون اتصال بالإنترنت وأن قاعدة بياناته قابلة للنقل بسهولة.
أخيرًا، على الرغم من أنها ليست تطبيقًا تمامًا، تظل الملاحظات اللاصقة المادية وسيلتي المفضلة لالتقاط الأفكار بسرعة. بينما يطارد الجميع الحلول الرقمية، أحتفظ بمجموعة من Post-its على مكتبي لتلك الأفكار والتذكيرات السريعة. لا توجد أوقات تحميل للتطبيقات، ولا توجد مشكلات في المزامنة، فقط التقاط ورؤية فورية.
ساعدني هذا النهج المتخصص في تحسين الإنتاجية. المهام التي كانت تستغرق دقائق أصبحت الآن تحدث في ثوانٍ. وأنا الآن أنفق طاقتي الذهنية على العمل الفعلي بدلاً من محاربة البرامج المثقلة.
الإنتاجية لا تتعلق بإيجاد الأداة المثالية الشاملة. يتعلق الأمر باختيار الأداة المناسبة لكل مهمة محددة والسماح لها بالعمل معًا بسلاسة. في بعض الأحيان يفوز أبسط نهج على النظام الأكثر تطوراً.
