يعتقد معظم مستخدمي برنامج Excel أن تحقيق السرعة والكفاءة يتطلب حفظ المئات من الصيغ والدوال المعقدة. كنت أعتقد ذلك أيضًا، حتى اكتشفت أن ثلاث دوال أساسية فقط يمكن أن تحل محل مجموعة كبيرة من الصيغ التي اعتدت على استخدامها. هذه الدوال الثلاث غيّرت طريقة عملي على Excel بشكل جذري، ووفرت لي الكثير من الوقت والجهد. إذا كنت تبحث عن طرق لتبسيط عملك وزيادة إنتاجيتك في Excel، فإليك هذه النصائح القيمة.
روابط سريعة
3. XLOOKUP: الدالة الحديثة للبحث في Excel
هل تتذكر عندما كانت دالة VLOOKUP تجبرك على عد الأعمدة لتحديد رقم الفهرس؟ أو عندما كنت ترغب في البحث عن بيانات على يسار عمود المفتاح وينتهي بك الأمر بإعادة ترتيب ورقتك بالكامل؟ هذه المشاكل انتهت الآن.
دالة XLOOKUP هي الحل العصري الذي قدمته Excel لكل أخطاء VLOOKUP. إنها أبسط وأكثر مرونة، ومتاحة في Excel 365 و Excel 2021 والإصدارات الأحدث. بدلاً من التعامل مع أرقام الأعمدة أو قيود الاتجاه، ما عليك سوى تحديد ثلاثة أشياء: ما الذي تبحث عنه، وأين تبحث، وماذا تريد إرجاعه.
إليك الصيغة الأساسية لدالة XLOOKUP:
2. SUMIFS/COUNTIFS: أدواتك القوية للتحليل الشرطي في Excel
إذا كنت لا تزال تعتمد على تصفية بياناتك في كل مرة تحتاج فيها إلى مجموع أو عدد سريع، فأنت تبذل جهدًا أكبر مما ينبغي. تعتبر دالتا SUMIFS و COUNTIFS من الأدوات الهامة التي غالبًا ما يتم تجاهل قيمتها، خاصة لتقارير المبيعات والميزانيات وأي مجموعة بيانات تحتاج فيها إلى إجراء حسابات شرطية.
تخيل أن مديرك يسألك: “ما هو إجمالي مبيعاتنا في آسيا للمنتجات التي تزيد قيمتها عن 150 دولارًا والتي تم طلبها عبر الإنترنت؟” بدلاً من إنشاء ثلاثة عوامل تصفية مع احتمال ارتكاب خطأ ما، يمكنك الإجابة بسطر واحد باستخدام دالة SUMIFS:
على سبيل المثال:
تقوم هذه الصيغة بجمع كافة القيم في العمود L حيث يكون العمود A يساوي “Asia”، والعمود J أكبر من 150، والعمود D يساوي “Online”.
تأكد من وضع المعايير الخاصة بك بين علامتي اقتباس إذا كنت تختبر قيمًا نصية.
تعمل دالة COUNTIFS بنفس الطريقة، باستثناء أنها تُرجع عدد الصفوف التي تستوفي الشروط الخاصة بك:
على سبيل المثال:
بدلاً من الحصول على مبلغ كما في دالة SUMIFS، ستحصل على عدد الطلبات من آسيا التي تم طلبها عبر الإنترنت وكان سعر الوحدة فيها يزيد عن 150 دولارًا.
تدعم دالتا SUMIFS و COUNTIFS أيضًا الأحرف بدلًا من القيم. على سبيل المثال، يمكنك حساب جميع البلدان التي تبدأ بحرف “T” وجميع العناصر باستثناء الفواكه:
الأحرف بدلًا من القيم مفيدة، لكنها تعتمد على بيانات نظيفة. إذا كانت مجموعة البيانات الخاصة بك تحتوي على أحرف كبيرة أو صغيرة غير متناسقة أو أحرف مخفية، فقد تبدو نتائجك خاطئة. إن تنظيفًا سريعًا لورقة Excel غير المنظمة سيوفر لك الكثير من المتاعب لاحقًا.
يكمن جمال SUMIFS و COUNTIFS في أنهما غير مدمرتين للبيانات الأصلية. أنت لا تقوم بتقطيع وإفساد مجموعة البيانات الأصلية على الإطلاق. وإذا كنت بحاجة إلى مزيد من التعقيد، يدعم Excel ما يصل إلى 127 زوجًا من المعايير.
لذا، سواء كنت تتحقق من “كم عدد العملاء الذين أنفقوا أكثر من 500 دولار في آخر 30 يومًا؟” أو “ما هو إجمالي الإيرادات للطلبات عبر الإنترنت للإكسسوارات التي تقل قيمتها عن 50 دولارًا في أمريكا الشمالية؟”، ستمنحك هاتان الدالتان الإجابة على الفور.
1. الدالة FILTER في Excel: تصفية البيانات بسهولة واحترافية
تُعتبر الدالة FILTER إضافة قوية ومميزة إلى Excel، حيث تُحدث ثورة في طريقة تصفية البيانات. بدلاً من الخطوات المعقدة التي تتطلب النقر عبر القوائم وتعيين الشروط، تقوم الدالة FILTER بكل ذلك في صيغة واحدة بسيطة:
لنفترض أنك تريد عرض إيرادات المبيعات التي تجاوز سعر الوحدة فيها 600 دولار:
أو في مجموعة بيانات حقيقية:
ستظهر على الفور الأرقام التي تطابق معاييرك. وإذا لم تستوفِ أي قيمة المعايير، يمكنك إضافة رسالة بديلة بدلاً من ظهور خطأ:
تمامًا مثل SUMIFS، لا تقتصر الدالة FILTER على شرط واحد. يمكنك استخدام منطق “أو” (يجب أن يكون شرط واحد على الأقل صحيحًا) أو منطق “و” (يجب أن تكون جميع الشروط صحيحة). إليك بعض الأمثلة البسيطة:
