إذا كنت تستطيع إتقان فن جدولة الاجتماعات في Outlook، فيُمكنك تجنب رسائل البريد الإلكتروني المُتبادلة التي تتضمن طلبات اجتماعات لحل الجداول الزمنية المُتضاربة. من استخدام ميزات مثل التقويم المُشترك إلى ضبط تذكيرات ذكية، يُمكن تحسين تجربة الجدولة بشكل كبير. سنُقدم لك نصائح عملية وأساليب ذكية تُساعدك في تنظيم الاجتماعات بفاعلية، مما يُوفر لك الوقت ويضمن تحقيق أقصى استفادة من كل اجتماع. إليك بعض النصائح المفيدة التي ستساعدك على تبسيط عملية الجدولة. تحقق من طرق بسيطة لتخصيص Outlook وتكييفه مع تفضيلاتك.
روابط سريعة
1. جدولة الاجتماعات المُتكررة
يُمكن أن توقف الاجتماعات المتكررة في Outlook التبادل بين الاجتماعات التي تحدث بانتظام. يُمكنك إعداد اجتماعات مُتكررة لأحداث مثل المزامنة الأسبوعية للفريق أو تسجيل الدخول الشهري مع العميل.
ابدأ بإنشاء اجتماع جديد، وإضافة الحاضرين والمكان والوقت كالمُعتاد. ثم انقر فوق “جعل الاجتماع مُتكررًا” لتحديد عدد مرات حدوث الاجتماع، سواء كان أسبوعيًا أو شهريًا أو في أيام مُحددة مثل أول يوم اثنين من كل شهر. بمجرد رضاك عن الإعدادات، انقر فوق “حفظ”، ثم انقر فوق “إرسال”. سيتلقى الحاضرون دعوة واحدة تعكس النمط المُتكرر.
مع تغير الاحتياجات، لا تنس إعادة زيارة اجتماعاتك المُتكررة. يُمكنك بسهولة تعديل التردد والوقت، أو حتى إلغاء السلسلة من دعوة الاجتماع الأصلية.
2. الاستفادة من استطلاعات الرأي لتوافر المجموعة
قد يبدو التنسيق مع مجموعات كبيرة بمثابة كابوس لوجستي، خاصةً عندما تحاول تلبية جداول الجميع الزمنية. بدلاً من الاعتماد على رسائل البريد الإلكتروني المُتبادلة، يحتوي Outlook على ميزة مُدمجة لإنشاء استطلاع جدولة الإجتماع تُبسط العملية.
تتيح لك هذه الميزة المفيدة اقتراح أوقات اجتماعات مُتعددة للحاضرين. يقومون ببساطة بالتصويت على الخيارات، ويقوم Outlook تلقائيًا بجدولة الاجتماع بناءً على النتائج.
لاستخدام هذه الميزة، ابدأ بإنشاء طلب اجتماع جديد وإضافة الحاضرين، ولكن بدلاً من اختيار وقت مُحدد، انقر فوق زر استطلاع جدولة في الشريط. يُمكنك بعد ذلك اقتراح خيارات مُتعددة للتاريخ والوقت للاجتماع، وسيقترح Outlook تلقائيًا الخيارات الأكثر ملاءمة بناءً على توافر الحاضرين.
بمجرد تحديد الفترات الزمنية المناسبة لك، انقر فوق التالي لمراجعة إعدادات استطلاع الرأي وتعديلها إذا لزم الأمر، ثم انقر فوق إنشاء استطلاع رأي. سيقوم Outlook بإنشاء بريد إلكتروني جديد يتضمن استطلاع رأي للحاضرين، مما يسمح لهم بالتصويت على الأوقات المُفضلة لديهم. بمجرد تصويت الجميع، يقوم Outlook بجدولة الاجتماع في الوقت الأكثر شعبية ويرسل تأكيدًا.
لا تُوفر لك هذه الميزة الوقت فحسب، بل تزيد أيضًا من احتمالية حضور أفضل، حيث يكون لكل شخص رأي في موعد انعقاد الاجتماع. تحقق من أدوات فعَّالة لجدولة الاجتماعات والعثور على أوقات مُناسبة للجميع.
3. مشاركة التقويمات لتحقيق الشفافية
تُعتبر مشاركة التقويمات في Outlook طريقة مُمتازة لتحسين التواصل بين الفريق والتخلص من رسائل “هل أنت مُتاح في…؟” المُستمرة. من خلال مشاركة تقويمك، يُمكن لزملائك رؤية مدى توافرك والتخطيط للاجتماعات بكفاءة أكبر.
للقيام بذلك، افتح تقويمك، وانقر فوق الزر “مشاركة” في الشريط العلوي، واختر التقويم الذي تُريد مشاركته من القائمة المُنسدلة. بدلاً من ذلك، يُمكنك النقر بزر الماوس الأيمن فوق تقويمك في جزء التنقل وتحديد “المشاركة والأذونات”.
من هناك، أدخل عنوان البريد الإلكتروني للشخص الذي ترغب في مشاركة تقويمك معه واختر مستوى الوصول الذي تُريد منحه. قد يتراوح هذا النهج من مجرد السماح لهم برؤية ما إذا كنت مشغولاً أو متاحًا، إلى الإذن الكامل بتحرير تقويمك.
بمجرد المشاركة، سيتلقى أعضاء الفريق دعوة عبر البريد الإلكتروني لعرض تقويمك، ويُمكنهم على الفور البدء في التنسيق بشكل أكثر فعاليَّة. تُساعد مشاركة التقويم في Outlook في تنمية ثقافة الانفتاح وتحسين التعاون داخل فريقك أو مؤسستك.
ملاحظة: يُوفر Outlook أيضًا خيارًا على مستوى المؤسسة، حيث يُمكنك تعيين إعدادات مشاركة التقويم الافتراضية للجميع في شركتك، مما يمنح جميع الموظفين مستوى أساسيًا من الوصول إلى مدى توافرك.
4. تحويل رسائل البريد الإلكتروني إلى اجتماعات
في كثير من الأحيان، بعد مناقشة بريد إلكتروني مُطولة، يتضح أنَّ الاجتماع ضروري لتحريك الأمور إلى الأمام. بدلاً من إنشاء دعوة اجتماع يدويًا من الصفر، يسمح لك Outlook بتحويل سلاسل البريد الإلكتروني مباشرة إلى مواعيد التقويم.
يُمكنك ببساطة سحب البريد الإلكتروني من صندوق الوارد الخاص بك إلى أيقونة التقويم في جزء التنقل. سيقوم Outlook تلقائيًا بإنشاء دعوة اجتماع جديدة مع موضوع البريد الإلكتروني كعنوان ومحتوى البريد الإلكتروني في النص. يُمكنك بعد ذلك ضبط الوقت وإضافة الحاضرين وإرسال الدعوة.
هناك طريقة أخرى تتمثل في استخدام خيار الرد بالاجتماع. وهذا مُفيد بشكل خاص عند الرد على بريد إلكتروني يتضمن طلب اجتماع. افتح البريد الإلكتروني وانقر فوق الرد بالاجتماع على الشريط. سيؤدي هذا إلى إنشاء طلب اجتماع مُعبأ مسبقًا بمرسل البريد الإلكتروني كمُشارك ومحتوى البريد الإلكتروني المُضمَّن — مثل بريد إلكتروني دعم العملاء هذا الذي قمت بتحويله إلى موعد خدمة.
يؤدي تحويل رسائل البريد الإلكتروني إلى اجتماعات إلى تحسين سير العمل الإجمالي ويُساعدك على تتبع المراسلات المتعلقة باجتماعات مُحددة بسهولة، مع الاحتفاظ بجميع المعلومات ذات الصلة في مكان واحد.
نصيحة: إذا كان لديك ترخيص Copilot لـ Microsoft 365 في مؤسستك، فيمكنك استخدام Copilot لجدولة اجتماع من سلسلة رسائل بريد إلكتروني. من خلال تحديد خيار “الجدولة باستخدام Copilot”، يراجع Copilot البريد الإلكتروني، ويُضيف تلقائيًا عنوان الاجتماع وأجندته، ويرفق سلسلة رسائل البريد الإلكتروني، ويُنشئ دعوة اجتماع.
5. تعيين ساعات العمل لتجنب التعارضات
من المحرج أن تجد نفسك محجوزًا مرتين في Outlook وتضطر إلى إرسال رسالة البريد الإلكتروني “لدي اجتماع آخر”. أو أن يتم تحديد موعد لاجتماع مع زميل بعيد في وقت متأخر من الليل بالنسبة لك.
يمكن أن يمنع تحديد ساعات العمل في Outlook هذه الأخطاء في الجدولة ويُساعدك في الحفاظ على توازن صحي بين العمل والحياة.
في إعدادات Outlook، انتقل إلى قسم ساعات العمل والمنطقة، وحدد أيام وساعات العمل النموذجية لديك. سيُساعد هذا الآخرين في التخطيط لاجتماعات تُناسب جدولك بشكل أفضل. أيضًا، في قسم المناطق الزمنية، حدد منطقتك الزمنية وأخبر Outlook إذا كنت ترغب في تذكيرك بتحديث منطقتك الزمنية عند السفر عبر المناطق الزمنية.
6. استخدم أدوات الطرف الثالث
بينما يُقدم Outlook مجموعة من الميزات لتحسين سير عمل الجدولة، يُمكنك استخدام أدوات الطرف الثالث لتحسين الجدولة، خاصةً مع الأشخاص خارج مؤسستك. تتكامل أدوات مثل Calendly و Cal.com و Lemcal و Doodle مع Outlook ويُمكن أن تكون مفيدة بشكل لا يصدق للجدولة مع العملاء الخارجيين أو جهات الاتصال.
على سبيل المثال، يتزامن Calendly و Doodle مع جميع تقويماتك لمنع الحجز المُزدوج وتقديم واجهة بسيطة للآخرين لجدولة الاجتماعات بناءً على توافرك. يُمكنك تخصيص أنواع الأحداث وتعيين أوقات زمنية إضافية وحتى إنشاء جداول دورية للفرق.
نصيحة: أفضل طريقة لتبسيط الجدولة داخل مؤسستك هي استخدام مساعد الجدولة في Outlook. فهو يُوفر تمثيلًا مرئيًا واضحًا لتوافر الحاضرين، مما يسمح لك بتحديد أوقات الاجتماعات المُناسبة بسرعة. يُساعدك أيضًا في تحديد غرف الاجتماعات المتاحة وحجزها.
من خلال دمج ميزات Outlook وأدوات الجهات الخارجية في سير عمل الجدولة، يُمكنك تقليل الوقت والجهد المبذول في تنظيم الاجتماعات بشكل كبير، مما يُتيح لك التركيز على مهام أكثر أهمية. خذ الوقت الكافي لاستكشاف هذه الميزات والعثور على الإعداد الذي يُناسب احتياجاتك بشكل أفضل. يُمكنك الإطلاع الآن على أفضل بدائل Outlook المجانية لنظام Windows.