Если вы работаете в команде и вам необходимо более эффективно общаться и обмениваться электронной почтой с коллегами, добавление общего почтового ящика в Outlook может быть идеальным решением. Это поможет легко управлять входящими и исходящими сообщениями, облегчая совместную работу и уменьшая вероятность потери важной информации.
Если у вас есть доступ к общему почтовому ящику из вашей организации, вам необходимо добавить его в свой клиент Outlook. Узнайте, как это сделать в macOS, Windows 11 и в Интернете. проверять Простые способы настройки Outlook и адаптации его к вашим предпочтениям.
Быстрые ссылки
Что такое общий почтовый ящик и почему он полезен?
Общий почтовый ящик, аналогичный общему почтовому ящику, — это просто адрес электронной почты, к которому авторизованные пользователи могут получить доступ из своего клиента Outlook на настольном компьютере и в Интернете. Когда кто-то отвечает на сообщение, отправленное в общий почтовый ящик, создается впечатление, что оно отправлено с общего адреса, а не от отдельного пользователя.
Возможно, вам захочется использовать общий почтовый ящик по нескольким причинам. Во-первых, его можно использовать как центральный почтовый ящик, где все электронные письма на определенный адрес приходят в один почтовый ящик. Если в организации есть разные отделы, например отдел кадров, поддержки, финансов и ИТ, каждый из них может использовать собственный общий почтовый ящик.
Вы можете временно преобразовать обычный почтовый ящик в общий почтовый ящик, чтобы сэкономить на расходах на лицензирование. Вы также можете использовать его в качестве учетной записи электронной почты без ответа или приложения общего командного календаря в классическом клиенте Outlook.
Однако существуют некоторые ограничения. По умолчанию каждый общий почтовый ящик получает 50 ГБ дискового пространства. Если вы превысите лимит, потребуется дополнительная лицензия для выделения большего пространства для хранения. Хотя общий почтовый ящик может содержать до 25 пользователей одновременно, могут возникнуть проблемы, если слишком много пользователей получат к нему доступ одновременно.
Как добавить общий почтовый ящик в Outlook в Windows
Прежде чем вы сможете добавить общий почтовый ящик в Outlook, ваш администратор Office 365 должен предоставить необходимые разрешения вашей учетной записи. Как только это произойдет, общий почтовый ящик появится в вашей учетной записи при следующем запуске Outlook.
Если нет, вы можете добавить его вручную:
- В Outlook щелкните правой кнопкой мыши имя своей учетной записи и выберите Добавить общую папку или почтовый ящик .
- В диалоговом окне «Добавить общую папку или почтовый ящик» введите адрес общего почтового ящика. Затем нажмите إضافة.
- Через некоторое время ваш общий почтовый ящик должен появиться в нижней части вашей учетной записи электронной почты. Если вы видите ошибку разрешения, обратитесь к своему администратору Office 365, чтобы убедиться, что у вас есть необходимый доступ.
Если вы не видите общий почтовый ящик сразу, щелкните, чтобы развернуть папку «Доступно со мной», чтобы отобразить ее. Это представление по умолчанию в новом клиенте Outlook. К сожалению, невозможно удалить его из папки «Доступно со мной» и сделать его похожим на личную учетную запись, как в классическом клиенте Outlook.
Чтобы отправлять сообщения электронной почты через общий почтовый ящик или через общий почтовый ящик, щелкните Новая почта. Затем щелкните раскрывающееся меню «От» и выберите адрес общего почтового ящика. Введите адрес электронной почты и нажмите «Отправить».
Добавьте общий почтовый ящик в классический Outlook
Если вы используете классический клиент Outlook, вы можете добавить к нему общий почтовый ящик, выполнив следующие действия:
- Откройте классический клиент Outlook, нажмите «Файл», нажмите «Настройки учетной записи» и снова выберите «Настройки учетной записи».
- В диалоговом окне «Настройки учетной записи» выберите свою рабочую учетную запись электронной почты и нажмите «Изменить».
- Выберите больше Настройки -> Дополнительно -> Добавить.
- Введите адрес электронной почты общего почтового ящика и нажмите «ОК».
- Нажмите «Применить» и «ОК», чтобы сохранить изменения.
- Выберите «Далее» -> «Готово» -> «Закрыть».
Если опция «Добавить» неактивна, возможно, в одном профиле Outlook настроено несколько учетных записей Exchange. Чтобы это исправить, создайте новый профиль и добавьте только учетную запись, связанную с общим почтовым ящиком. После этого опция «Добавить» должна стать доступной.
Чтобы создать новый профиль Outlook:
- Перейти к Файл -> Настройки учетной записи -> Управление профилем..
- В диалоговом окне «Настройка почты» нажмите «Показать профили».
- На вкладке «Общие» нажмите «Добавить», введите имя нового профиля и нажмите «ОК».
- Введите данные учетной записи, связанной с общим почтовым ящиком, который вы хотите добавить. Итак, введите свое имя, адрес электронной почты и пароль и нажмите «Далее». Следуйте инструкциям на экране, чтобы завершить добавление учетной записи.
- Вернитесь в диалоговое окно «Почта» и нажмите «ОК», чтобы сохранить изменения.
Когда ваш новый профиль готов, повторите шаги, чтобы добавить общий почтовый ящик. Чтобы переключить профиль Outlook, перейдите в Файл -> Настройки учетной записи -> Изменить профиль., затем нажмите «ОК», чтобы закрыть Outlook. Перезапустите Outlook, затем выберите предпочитаемый профиль и нажмите «ОК».
Как добавить общий почтовый ящик в Outlook на macOS
Добавление общего почтового ящика в клиент Outlook на macOS — простой процесс. Вот как это сделать:
- Откройте клиент Outlook и нажмите «Меню». инструменты, и выберите Алфавиты.
- Выберите учетную запись, имеющую доступ к общему почтовому ящику. Затем выберите Делегирование и участие.
- Откройте вкладку «Доступно мне».
- Нажмите значок плюса (+), чтобы добавить общий или делегированный почтовый ящик.
- Введите адрес электронной почты общего почтового ящика и выберите его в результатах поиска.
- Нажмите إضافة. Outlook проверит необходимые разрешения и добавит общий почтовый ящик. После завершения нажмите Сделанный.
Новый общий почтовый ящик появится как отдельная учетная запись в вашей существующей учетной записи Outlook. проверять Как отозвать или заменить сообщение электронной почты, отправленное в Outlook.
Добавьте общий почтовый ящик в классический Outlook на Mac
Добавление общего почтового ящика в устаревшую версию Outlook на Mac немного отличается. Вот как это сделать:
- В устаревшем клиенте Outlook откройте меню инструменты И выберите Алфавиты.
- Нажмите, чтобы открыть Расширенные настройки Затем откройте вкладку комиссары.
- Нажмите кнопку + (Добавить).
- Введите имя вашего общего почтового ящика или адрес электронной почты и выберите его.
- Нажмите إضافة Затем нажмите Ok чтобы сохранить изменения.
Как добавить общий почтовый ящик в Outlook в Интернете
Если вы используете Microsoft Outlook Online, выполните следующие действия, чтобы добавить общий почтовый ящик:
- Войти в Outlook В интернете.
- На боковой панели щелкните правой кнопкой мыши Папки И выберите Добавить общую папку или почтовый ящик.
- Во всплывающем диалоговом окне введите и выберите адрес общего почтового ящика. Затем нажмите إضافة.
Добавление общего почтового ящика в Outlook позволяет вам и вашим коллегам более эффективно управлять электронной почтой, облегчая общение и совместную работу между членами команды. Выполнив простые шаги, вы можете активировать эту функцию и использовать ее для организации своих сообщений и упрощения повседневной работы. Вы можете просмотреть сейчас Как сделать Outlook менее отвлекающим с помощью этих быстрых советов.
