دالة SUM كانت خياري المُفضل حتى اكتشفت هذه الدالة المُذهلة في Excel

لا شك أنك تستخدم دالة SUM منذ سنوات. إنها تجمع الأرقام وتؤدي وظيفتها، وربما لا تفكر مليًا في بدائلها. ولكن بينما كنت تنقر عبر عوامل التصفية وتبني أعمدة مساعدة فوضوية، كان Excel يحتفظ لك بحل أفضل.

توجد دالة أكثر ذكاءً، مخفية على مرأى ومسمع، يمكنها القيام بالعمل الشاق نيابة عنك. هذه الدالة توفر عليك الوقت والجهد، وتمنحك نتائج دقيقة وموثوقة في لمح البصر. اكتشف قوة SUMIFS، الدالة التي ستغير طريقة تعاملك مع البيانات في Excel إلى الأبد.

لماذا دالة SUM وحدها غير كافية؟

دالة SUM في جداول البيانات تشبه دعوة مفتوحة: فهي تجمع كل شيء في المجموع، سواء كان ينتمي إليه أم لا. هذا مثالي عندما تحتاج فقط إلى مجموع سريع لعمود، ولكن في العمل الواقعي، نادرًا ما تجمع كل شيء.

تخيل أنك مسؤول مدرسة تنظر إلى ورقة Excel ضخمة تحتوي على آلاف سجلات الطلاب. أنت تريد المجموع الكلي لدرجات طالب واحد، لنفترض “أحمد”، في جميع الاختبارات. باستخدام دالة SUM وحدها، يعني ذلك العثور يدويًا على كل صف يظهر فيه اسم “أحمد”، وإضافة درجاته واحدة تلو الأخرى، مع الأمل ألا تفوتك أي خلية.

=SUM(C2,C4,C6,...)

هذا العمل ممل وعرضة للأخطاء، ويزداد سوءًا كلما كبر حجم مجموعة البيانات الخاصة بك. دالة SUM لا تميز ما إذا كان العمود يمثل اسمًا أو قسمًا أو خط إنتاج؛ فهي ببساطة تجمع أي أرقام تلقي بها عليها. هذا جيد للقوائم البسيطة، ولكن بمجرد أن تريد التمييز بين نتائج “أحمد” ونتائج “سارة”، أو تصفية كل شيء باستثناء قسم واحد، تصبح دالة SUM قاصرة.

على النقيض من ذلك، صُممت دالة SUMIFS لهذا الغرض تحديدًا. بدلاً من جمع كل شيء تراه، فإنها تسألك عن الأرقام التي تنتمي إلى المجموع. تبدو صيغة SUMIFS كالتالي:

=SUMIFS(C2:C10,A2:A10,"John")

ببساطة، تخبر هذه الصيغة برنامج Excel بالبحث عن الأسماء في العمود A، والعثور على كل صف مكتوب فيه “أحمد”، ثم جمع الدرجات المطابقة من العمود C. لن تحتاج إلى تصفية أو مسح يدوي أو أعمدة مساعدة—مجرد صيغة واحدة.

والأمر لا يقتصر على بيانات الطلاب فقط. تخيل تتبع نفقات المشروع حسب القسم، أو تحليل المبيعات حسب المنطقة، أو حساب العمولات حسب مندوب المبيعات والمنطقة. ستجبرك دالة SUM على استخدام حلول بديلة فوضوية، ولكن دالة SUMIFS تمنحك مجاميع بناءً على الشروط التي تحددها. دالة SUMIFS هي أداة قوية في برنامج Excel تتيح لك إجراء عمليات جمع مشروطة بناءً على معايير متعددة، مما يجعلها مثالية لتحليل البيانات المعقدة.

الآن فكر في متى تتغير معاييرك، وهو ما يحدث دائمًا. ربما لم تعد تريد مجاميع هذا الربع؛ بل تحتاج إلى مجاميع الشهر الماضي. ربما تريد استبعاد خط إنتاج معين، أو تضمين الطلبات التي تزيد قيمتها عن حد معين فقط. باستخدام دالة SUM، ستعود إلى التصفية وإعادة تحديد النطاقات مرة أخرى. باستخدام دالة SUMIFS، ما عليك سوى تغيير الشرط، وستتعدل الصيغة تلقائيًا. دالة SUMIFS توفر مرونة فائقة في تحليل البيانات وتوفر الوقت والجهد مقارنة بالطرق التقليدية.

دالة SUMIFS هي الأذكى لإنجاز المهام الحقيقية

تم تصميم صيغة دالة SUMIFS للتعامل مع شروط متعددة في وقت واحد، وإجمالى القيم التي تستوفيها جميعًا فقط:

=SUMIFS (sum_range, criteria_range1, criteria1, criteria_range 2, criteria2, [criteria_range3, criteria3], …)

للوهلة الأولى، قد تبدو معقدة بعض الشيء. ولكن عند تفكيكها، ستجد أنها واضحة ومباشرة: أنت تطلب من Excel جمع الأرقام الموجودة في النطاق المحدد (sum_range)، ولكن فقط عندما يكون الشرط الأول (criteria1) صحيحًا في النطاق الأول (criteria_range1)، والشرط الثاني (criteria2) صحيحًا في النطاق الثاني (criteria_range2)، وهكذا.

توجد أيضًا دالة SUMIF، التي تعمل بنفس الطريقة تمامًا ولكنها تسمح بشرط واحد فقط. أميل إلى استخدام SUMIFS حتى في حالة وجود شرط واحد فقط، لأنه إذا احتجت إلى إضافة شرط آخر لاحقًا، فلن أضطر إلى إعادة كتابة الصيغة.

إليك مثال عملي لدالة SUMIFS مع بيانات المبيعات:

=SUMIFS (Revenue, Region, "East", Sales Channel, "Online", Price, ">500") 
=SUMIFS(L2:L100,A2:A100,"Asia",D2:D100,"Online",J2:J100,">400")

بشكل أساسي، تخبر هذه الصيغة برنامج Excel بالمرور عبر عمود الإيرادات (في النطاق L2:L100) وجمع القيم، ولكن فقط إذا كانت المنطقة (في النطاق A2:A100) هي آسيا، وقناة المبيعات (في النطاق D2:D100) هي عبر الإنترنت، والسعر (في النطاق J2:J100) أكبر من 500 دولار.

يمكنك الاستمرار في إضافة المزيد من الشروط—الدولة، التاريخ، مندوب المبيعات، أولوية الطلب، نوع المنتج—وسيتحقق Excel من كل شرط. سيتم تضمين الصفوف التي تستوفي كل شرط فقط في الإجمالي. يمكن لدالة SUMIFS التعامل مع ما يصل إلى 127 شرطًا، وهو أكثر من كافٍ حتى لأكثر التقارير تعقيدًا.

أفضل ما في الأمر هو أن الصيغة ليست ثابتة. إذا تغيرت بياناتك، على سبيل المثال، أصبح صف ما يستوفي الشروط الآن، فسيتم تحديث الصيغة تلقائيًا. وهذا يجعلها لا تقدر بثمن لتتبع المبيعات حسب المنطقة، أو تلخيص النفقات حسب الفئة، أو مراقبة المخزون حسب نوع المنتج.

فقط في حال كنت تتساءل، التواريخ ليست مشكلة بالنسبة لدالة SUMIFS. يمكنك استخدامها لحساب الإجماليات بعد (أو قبل) تواريخ محددة بصيغة بسيطة، مثل هذه:

=SUMIFS (Revenue, Order Date, ">=1/1/2016")
=SUMIFS(N2:N100,F2:F100,">=1/1/2016")

التفصيل الوحيد الذي يجب الانتباه إليه هو أنه عندما لا يكون المعيار الخاص بك رقمًا—مثل تاريخ أو نص—فأنت بحاجة إلى وضعه بين علامتي اقتباس.

تعمل دالة SUMIFS عبر جميع الإصدارات الحديثة من Excel، بدءًا من Excel 2007، وتعمل باستمرار سواء كنت تستخدم تطبيق سطح المكتب أو Excel Online أو حتى تطبيق الهاتف المحمول. كما أنها مدعومة بالكامل في Google Sheets، إذا كنت تفضله على Excel، سواء على الويب أو في تطبيق الهاتف المحمول الخاص به.