بعد التحول إلى استخدام تطبيق Spark Mail، بدأت في استغلال ميزاته المتنوعة لتحسين سير عملي مع البريد الإلكتروني. إحدى الميزات التي تستحق الذكر بشكل خاص هي “المجلدات الذكية” (Smart Folders). هذه الأداة ساعدتني حقًا في إدارة صندوق الوارد الخاص بي بكفاءة أعلى بكثير من عملاء البريد الإلكتروني الآخرين الذين استخدمتهم سابقًا. إن تنظيم رسائل البريد الإلكتروني باستخدام Spark Mail أصبح تجربة سلسة وفعالة، مما يوفر الوقت والجهد ويجعل التعامل مع البريد الإلكتروني جزءًا ممتعًا من يوم العمل.
روابط سريعة
استخدامي للمجلدات الذكية في Spark Mail
المجلدات الذكية في Spark Mail هي عبارة عن مجلدات مؤتمتة تقوم بتنظيم رسائل البريد الإلكتروني بناءً على معايير محددة مسبقًا، مثل المرسل، والكلمات المفتاحية في الموضوع، والعلامات. تختلف هذه المجلدات عن نظام التصنيفات في Gmail أو قواعد البريد الوارد التقليدية، لأن المجلدات الذكية تعرض ديناميكيًا رسائل البريد الإلكتروني المطابقة للمعايير دون نقلها من البريد الوارد الرئيسي.
تعتمد هذه الميزة على فحص بريدك الوارد بحثًا عن رسائل البريد الإلكتروني التي تستوفي معايير محددة. بينما يقوم Spark بتصفية رسائل البريد الإلكتروني باستخدام البيانات الوصفية والكلمات المفتاحية، إلا أنه لا يقوم بإجراء فحص عميق للمحتوى أو التعرف على المحتوى القائم على الذكاء الاصطناعي.
تُعد المجلدات الذكية ميزة مدفوعة تتطلب اشتراكًا، وتبلغ تكلفة الاشتراك 4.99 دولارًا شهريًا عند الدفع سنويًا.
تكمن الفائدة الكبيرة لهذه الميزة في إمكانية ظهور رسائل البريد الإلكتروني في مجلدات ذكية متعددة في الوقت نفسه. على سبيل المثال، يمكن أن تظهر رسالة من قائد الفريق حول موعد نهائي للمشروع في كل من مجلد “قائد الفريق” ومجلد “عاجل”، وذلك بناءً على كيفية هيكلة عوامل التصفية الخاصة بي.
بعد استبدالي لتطبيق Gmail بتطبيق Spark Mail، لاحظت أن هذه الميزة تعالج إحدى أكبر المشكلات التي كنت أواجهها في إدارة البريد الإلكتروني. فبدلاً من فرز مئات الرسائل يدويًا، تتولى المجلدات الذكية هذه المهمة الشاقة. كما أنها تساعد في الحفاظ على صندوق الوارد خاليًا بشكل فعال. فبدلاً من ترك رسائل البريد الإلكتروني في صندوق الوارد الرئيسي أو أرشفتها يدويًا، تقوم المجلدات الذكية بإنشاء طرق عرض منظمة دون الحاجة إلى صيانة مستمرة من جانبي.
كيف أقوم بإعداد مجلداتي الذكية (Smart Folders)
يتطلب إعداد المجلدات الذكية (Smart Folders) بعض التخطيط المسبق، ولكن العملية بسيطة ومباشرة. لقد بدأت بتحديد أنواع رسائل البريد الإلكتروني التي تستهلك معظم وقتي واهتمامي.
يستهدف أول مجلد ذكي (Smart Folder) لديّ المواعيد النهائية للمشاريع من قائد فريقي. يلتقط هذا المجلد تلقائيًا رسائل البريد الإلكتروني التي تحتوي على كلمات مفتاحية مثل “الموعد النهائي” أو “تاريخ الاستحقاق” أو “عاجل”، وتحديدًا من عنوان البريد الإلكتروني لقائد فريقي. لقد أنقذني ذلك من تفويت الجداول الزمنية المهمة للمشاريع المدفونة في ضوضاء البريد الإلكتروني اليومية.
إليك كيفية إنشاء مجلد ذكي (Smart Folder) في Spark Mail:
- افتح Spark Mail وانقر على الخطوط الثلاثة في الشريط الجانبي.
- قم بالتمرير لأسفل وحدد المزيد تحت المجلدات.
- انقر على أيقونة + (زائد) بجوار المجلدات الذكية (Smart Folders) لإنشاء مجلد جديد.
- قم بتسمية مجلدك وتعيين المعايير الخاصة بك باستخدام الفلاتر المتاحة (المرسل والموضوع والكلمات المفتاحية وما إلى ذلك).
- انقر على حفظ لتفعيل المجلد.
بالنسبة لمجلد المواعيد النهائية للمشاريع الخاص بي، قمت بدمج عوامل تشغيل بحث متعددة لالتقاط الرسائل الصحيحة. استخدمت from: [email protected] لاستهداف رسائل البريد الإلكتروني تحديدًا من قائد فريقي، ثم أضفت subject: urgent لالتقاط الاتصالات الحساسة للوقت. يتضمن المجلد أيضًا has: attachments نظرًا لأن ملخصات المشروع غالبًا ما تأتي مع مستندات داعمة.
يركز المجلد الثاني لديّ على اتصالات العملاء. يقوم بتصفية رسائل البريد الإلكتروني من نطاق معين باستخدام قواعد المرسل – معظم الأشخاص لا يستخدمون قاعدة البريد الإلكتروني هذه، ولكن يجب عليهم ذلك. يلتقط هذا المجلد جميع الرسائل من عناوين البريد الإلكتروني للعملاء، بغض النظر عن المرسل المحدد.
يعتمد على التصفية المستندة إلى النطاق. لقد قمت بإعداد from: @clientdomain.com لالتقاط جميع رسائل البريد الإلكتروني من تلك المؤسسة، بغض النظر عن المرسل المحدد. أضفت أيضًا cc: [email protected] نظرًا لأن فريق الشؤون المالية لدينا يتم نسخه في معظم مراسلات العملاء، مما يساعدني على تتبع المناقشات المتعلقة بالفواتير.
أكثر المجلدات تعقيدًا التي أنشأتها يجمع بين معايير متعددة لرسائل البريد الإلكتروني ذات الأولوية العالية. يتضمن رسائل من المديرين التنفيذيين من المستوى C ورسائل البريد الإلكتروني التي تم وضع علامة عليها كعاجلة ورسائل تحتوي على كلمات مفتاحية متعلقة بالميزانية. يستخدم هذا المجلد إعداد “أي شرط”، مما يعني أن رسائل البريد الإلكتروني تحتاج فقط إلى مطابقة معيار واحد لتظهر.
يتطلب استخدام أوسع نطاق من المعايير. يتضمن from: [email protected] و subject: budget و is: unread و since: last week للتأكد من أنني أرى الاتصالات الحديثة والمهمة. أضفت أيضًا with: documents لالتقاط رسائل البريد الإلكتروني التي تحتوي على عقود أو مقترحات تتطلب عادةً اهتمامًا فوريًا.
يظهر كل مجلد ذكي (Smart Folder) في الشريط الجانبي مع شارة تعرض عدد الرسائل غير المقروءة. يمكنك أيضًا تعيين إشعارات مخصصة لمجلدات معينة، مما يضمن عدم تفويت رسائل البريد الإلكتروني الأكثر أهمية لسير عملك.
المجلدات الذكية تتفوق على قواعد البريد الإلكتروني التقليدية
على عكس نظام التصنيفات في Gmail، الذي يمكنه تصنيف رسائل البريد الإلكتروني تلقائيًا، توفر المجلدات الذكية في Spark رؤية مركزية وديناميكية دون الحاجة إلى تطبيق تصنيفات متعددة. كلا النظامين له نقاط قوة اعتمادًا على سير عملك. غالبًا ما تنقل قواعد Gmail رسائل البريد الإلكتروني خارج صندوق الوارد الخاص بك تمامًا، مما يجعل تتبعها أكثر صعوبة. تحافظ المجلدات الذكية في Spark على رسائل البريد الإلكتروني مرئية في صندوق الوارد الرئيسي الخاص بك مع تنظيمها في نفس الوقت في فئات ذات صلة.
يتيح لك Spark أيضًا دمج حسابات بريد إلكتروني متعددة في مجلد ذكي واحد. إذا كنت تدير حسابات العمل والحسابات الشخصية، فيمكنك إنشاء مجلد “فواتير” واحد يلتقط رسائل البريد الإلكتروني المالية من جميع حساباتك في وقت واحد. هذه الميزة توفر الوقت والجهد المبذولين في التحقق من كل حساب على حدة.
تعديل المجلدات الذكية بسيط أيضًا مقارنة بـ إدارة صناديق البريد الوارد باستخدام قواعد Outlook، والتي تحتوي على منطق شرطي أكثر تعقيدًا. قم بتغيير معيار واحد في مجلد ذكي، وسيتم تحديث المجلد بأكمله على الفور. هذا يجعل إدارة البريد الإلكتروني أكثر مرونة وكفاءة.
تعمل المجلدات الذكية على التخلص من العبء الذهني المتمثل في تحديد ما إذا كنت تريد أرشفة رسائل البريد الإلكتروني أو تصنيفها أو تركها في صندوق الوارد الخاص بك. يظل كل شيء في متناول اليد بينما يتم تنظيمه تلقائيًا بناءً على احتياجات سير العمل الخاص بك بدلاً من أنظمة الملفات العشوائية. وبالتالي، يمكنك التركيز بشكل أفضل على أنواع المعلومات التي تحتاج إلى تتبعها. تعتبر المجلدات الذكية حلاً فعالاً لتنظيم البريد الإلكتروني وزيادة الإنتاجية.
